Informace zaměstnanci

Informace o zpracovávání osobních údajů zaměstnanců

Společní správci: Osobní údaje zaměstnanců jsou z důvodu centralizovaného administrativního zabezpečení činností ostatních správců osobních údajů definovaných níže zpracovávány společností Travel Service, a.s., IČ: 25663135, se sídlem Praha 6, K Letišti 1068/30, 160 08 (dále i „TVS CZ“). TVS CZ je mateřskou společností ostatních společných správců, a to Travel Service Slovensko s.r.o., sídlem Ivanská cesta 30/B, Bratislava 821 04 (dále jen „TVS SK“), Travel Service Kft., sídlem Wesselényi u. 16/A, Budapest, 1077, Hungary (dále jen „TVS HU“), Travel Service Polska, Sp. z o.o., sídlem ul. Gordona Bennetta 2B, Warszawa, 02-159, Poland (dále jen „TVS PL“) a Travel Service Gmbh, sídlem Theatinerstraße 23, 80333 München, Německo (dále jen „TVS DE“) (všechny společně dále jenom „TVS“, nebo „Správce“). Společní správci transparentním ujednáním mezi sebou vymezili své podíly na odpovědnosti podle Obecného Nařízení o ochraně osobních údajů a jako kontaktní místo pro subjekty údajů určili TVS CZ. Subjekty údajů se však můžou obracet i na správce osobních údajů se kterým mají uzavřený pracovněprávní, či jiný smluvní vztah.

Od okamžiku uzavření smlouvy (pracovní, či obdobné) zpracováváme jako Správce osobních údajů Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli v osobním dotazníku, životopise a při uzavření smlouvy (pracovní, či obdobné), a to za účelem plnění pracovněprávních norem, to vše v souvislosti s pracovním poměrem, který jsme spolu uzavřeli. Naše kontaktní údaje jsou: Travel Service, a.s., IČ: 25663135, se sídlem Praha 6, K Letišti 1068/30, 160 08, email: law@travelrevice.aero. V případě, že bude náš vzájemný právní vztah ukončen, budeme Vaše osobní údaje ( a to platí ohledně všech osobních údajů uvedených v tomto dokumentu, pokud není zákonná archivační lhůta delší) zpracovávat ještě po dobu 5 let z důvodu soudní ochrany. Některé listiny, které obsahují Vaše osobní údaje, budeme uchovávat po dobu, po kterou tato povinnost vyplývá z příslušných zákonů, kdy příslušné skartační lhůty Vám ochotně sdělíme na Vaše požádání.

Vaše osobní údaje předáváme státu a různým společnostem, které Vaše osobní údaje potřebují pro výkon Vaší činnosti pro naši společnost, a to i vzhledem k tomu, že Vás, pokud jste na odpovídající pracovní pozici, vysíláme do zahraničí.

V rámci podnikatelské činnosti správce v oblasti civilního letectví je problematika ochrany osobních údajů velmi složitá a proto přijměte naše ujištění, že se k Vaším osobním údajům chováme fér a neposkytujeme je nikomu, kdo k nim nemá mít přístup.

Na dalších stranách tohoto dokumentu se dozvíte více.

Popíšeme co možná nejšířěji a nejtransparentněji zpracování Vašich osobních údajů, avšak pokud budete mít jakékoliv doplňující dotazy, můžete se obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti TVS CZ, kterým je společnost KUBEČKA & PROKOP, advokátní kancelář s.r.o., Kladská 5, Praha, zastoupena Mgr. Františkem Kubečkou, advokátem, která zajišťuje vysokou úroveň ochrany osobních údajů v naší společnosti. Zároveň Vám tak chceme dát možnost být maximálně informovaní o všem co Vás ohledně ochrany Vašich osobních údajů zajímá.

Emailová adresa pověřence pro ochranu osobních údajů v případě, že v rámci popisu zpracovatelských operací budete mít dotazy: dpo@travelservice.aero

Některé osobní údaje, které o Vás můžeme mít, jsou: a) jméno b) příjmení c) datum narození d) rodné číslo e) číslo pojištěnce f) bydliště g) biometrické údaje obsažené v pasu /fotografie/ h) číslo pasu a den jeho vydání /a ostatní informace obsažené v pasu/ i) soukromý email a telefonní číslo j) doklady o vzdělání a profesní kvalifikaci k) výpis z rejstříku trestů l) výška a váha m) jazyková vybavenost n) bankovní účet

V rámci výběrového řízení (nebo při podpisu pracovní nebo obdobné smlouvy) jsme mohli, pokud jste na odpovídající pracovní pozici shromáždit záznamy o Vašem vzdělání, zkušenostech, jejich úrovni, záznamy z výběrového řízení, případně reporty ze simulátoru, technického pohovoru, či ostatní zápisy a záznamy z testů (např. psychologický test).

Máme zákonnou povinnost některé Vaše osobní údaje poskytovat státu, a to například České správě sociálního zabezpečení, Úřadu práce, Všeobecné zdravotní pojišťovně (i ostatním komerčním zdravotním pojišťovnám), soudům, exekutorům. Těmto institucím poskytujeme Vaše běžné identifikační osobní údaje pouze pokud nás k tomu zavazuje nějaký právní předpis.

Pokud jde o jiné než běžné (nikoliv citlivé osobní údaje, neboli zvláštní kategorie osobních údajů jako například rasový, etnický původ, politické názory, náboženské vyznání, či jiné) osobní údaje, uvedeme v této informaci důvod, proč je potřebujeme a sdělíme Vám právní titul, který nás opravňuje k jejich zpracování.

Při nástupu do zaměstnání jste, pokud jste na odpovídající pracovní pozici (crew, výkonný letec, kapitán, technik/mechanik), poskytli správci kopii svého pasu, který obsahuje i Vaší fotografii, číslo tohoto pasu, den jeho vydání a jiné informace. V rámci výkonu své pracovní činnosti jste vysíláni do zahraničí, kdy dotčené orgány cizích států (zejména orgány vykonávající státní správu na úseku civilního letectví a státní správu v oblasti pobytu cizinců na území dané země) vyžadují kopii Vašeho pasu (příletová a přeletová povolení, víza, apod.), nebo pokud je to alespoň trochu možné, tak pouze údaje z tohoto pasu. Právě povolení k vstupu na určité území (vízum, přílet, přelet) je právním titulem zpracování, které je nezbytné z důvodu významného veřejného zájmu (ochrana dotčeného státu před nelegální migrací) na základě práva Unie nebo členského státu, které je přiměřené sledovanému cíli. Jestliže při předání těchto Vašich osobních údajů neexistuje rozhodnutí Komise EU o odpovídající ochraně, ani jiné vhodné záruky, musíme tyto osobní údaje předávat z důvodu nezbytnosti jejich předání z důvodu splnění pracovněprávní, či obdobné smlouvy – čl. 49 odst. 1 písm. b) GDPR (vytváření odpovídajících pracovních podmínek) a z důležitých důvodů veřejného zájmu (ochrana dotčeného státu před nelegální migrací) – čl. 49 odst. 1 písm. d) GDPR. Vaše osobní údaje můžeme předávat tzv. payroll agenturám, které zpracovávají účetnictví, daně a mzdy a které zajišťují odpovídající ochranu Vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje předáváme pouze těm příjemcům, kteří se podílejí na zpracování mezd, smluv a jiných činnostech souvisejících s Vaším pracovním poměrem. Vaše osobní údaje můžeme předávat společnostem ve skupině Travel Service, a.s., tedy společnostem mateřským, dceřiným či sesterským, pokud probíhá zpracování mezd, či smluv, či obdobných administrativních činností centralizovaně u některé společnosti ve skupině. Zároveň tak tyto společnosti sdílí osobní údaje z důvodu administrativního zabezpečení letového provozu, školení, a jiných obdobných činností. Některé payroll agentury jsou umístěny v zahraničí, zejména v USA a Kanadě, kdy existují odpovídající rozhodnutí Komise EU na základě kterých je v těchto zemích zajištěna odpovídající ochrana osobních údajů a jsou z pohledu poskytování Vašich osobních údajů bezpečné. Pokud bychom z obdobných důvodů museli poskytnou osobní údaje do jiné třetí země, vždy zajistíme jejich odpovídající ochranu, a to buď tak, že budeme vědět, že Komise EU, nebo mezinárodní smlouva zajišťuje jejich odpovídající ochranu, nebo s daným subjektem uzavřeme tzv. vývozní doložku, která tuto ochranu zajistí, a to v případě, že nám nebude svědčit výjimka pro předání osobních údajů do třetích zemí pro specifické situace.

Máte právo požadovat od Správce přístup k osobním údajům, které se Vás týkají, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů. Zároveň máte právo, pokud se zpracováním osobních údajů v rozsahu o kterém Vás informujeme podat stížnost k dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Může se zdát, že uplatnění Vašich práv je složité a proto se neváhejte obrátit na Pověřence pro ochranu osobních údajů, který Vám Vaše možnosti ochotně vysvětlí. Pokud Vás tedy můžeme požádat, vždy svoje výtky k zpracování oznamte nezávislému kontrolnímu orgánu ve společnosti, který je tzv. Pověřencem pro ochranu osobních údajů – a to společnosti KUBEČKA & PROKOP, advokátní kancelář s.r.o., email: dpo@travelservice.aero, kdy právě tento Pověřenec se bude snažit přijmout taková opatření, aby na straně společnosti Travel Service, a.s. k nezákonnému zpracování osobních údajů nedocházelo. Snažíme se zpracovávat pouze osobní údaje u kterých je to nezbytné, protože nám jejich shromažďování přikazuje právní předpis. Shromažďujeme však i jiné osobní údaje u kterých jsme definovali tzv. oprávněný zájem (je v našem zájmu je shromažďovat za účelem efektivního poskytování služby v oblasti civilního letectví a vždy jsme zodpovědně vyhodnotili, že před těmito zájmy nejsou přednostní práva a zájmy subjektu údajů – vy se na nás však s námitkou proti takovému zpracování můžete vždy obrátit), a které naleznete v další části tohoto dokumentu.

Nejzákladnější osobní údaje, které zpracováváme (a neukládá nám to zákon) na základě právního titulu – oprávněného zájmu jsou:

  • emailové adresy, kdy k shromažďování máme oprávněný zájem, spočívající v nutnosti Vás kontaktovat v souvislosti s výkonem pracovní činnosti (např. stand-by duty; pracovní pohotovost)

  • telefonního čísla, kdy k shromažďování máme oprávněný zájem, spočívající v nutnosti Vás kontaktovat v souvislosti s výkonem pracovní činnosti (např. stand-by duty; pracovní pohotovost)

  • bankovního účtu, kdy k shromažďování tohoto osobního údaje máme právní titul spočívající v plnění smlouvy mezi námi a Vámi, pokud jste nám sdělili číslo bankovního účtu jako místo k vyplácení mzdy.

Tyto osobní údaje budeme zpracovávat pouze tehdy, pokud jste je sami uvedli v osobním dotazníku a je to nezbytné pro výkon pracovní činnosti např. v souvislosti s výkonem pracovní pohotovosti, či zasíláním mzdy na účet. Pokud jste přesvědčeni, že k tomuto zpracování pozbyl reálný titul, můžete to kdykoliv namítnout (např. u bankovního účtu tak, že si již nebudete přát zasílat mzdu na bankovní účet, nebo ji tam nemáte zasílanou; u emailu, pokud nepracujete v režimu pracovní pohotovosti, aj.) Dále budeme zpracovávat tyto osobní údaje pouze pokud nám k tomu bude svědčit nějaký jiný právní titul, jinak je smažeme. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat po dobu účinnosti pracovní (či obdobné) smlouvy.

Další osobní údaje, které můžeme zpracovávat jsou odvislé od toho zda vykonáváte některou ze zvláštních pracovních pozicí, které jsou typické právě pro civilní leteckou přepravu a my tyto potřebujeme pro splnění zákonných povinností, dle zvláštní legislativy v oblasti civilního letectví, nebo jsme k takovému shromáždění definovali náš oprávněný zájem. Těmito údaji jsou osobní údaje obsažené v dokumentech - například výpis z rejstříku trestů, ověření spolehlivosti, incident a accident report, pilotní licenci, průkazu radiotelefonisty, průkazu zdravotní způsobilosti, záznamy z výcvikové dokumentace, záznamy předešlé výcvikové dokumentace, Cabin Crew atestace a licence, kopie víz, pasů, pasových fotografií či jiné záznamy a průkazy, či doklady o vzdělání, školeních, přezkušování. Shromáždění většiny těchto údajů je povinností dle zákona o civilním letectví a souvisejících Nařízení, Směrnic a Vyhlášek. Všechny však jsou obsahem spisu na základě kterého odpovědně vybíráme zaměstnance na odpovědné pozice.

Tyto údaje mohou být předávány Úřadu pro civilní letectví, společnosti Letiště Praha, a.s. (pohyb v neveřejném vyhrazeném prostoru letiště (SRA zóna), který je podmíněn Vaší bezúhonností a spolehlivostí, kterou Úřad zjišťuje právě z předloženého rejstříku trestů, a to buď kvůli jednorázovým vstupům nebo letištního IDC), dále společnosti zajišťující výcvik leteckého personálu (CACT, s.r.o.), či jiným organizacím schválených pro výcvik (tzv. ATO – Approved Training Organization).

Některé osobní údaje zpracováváme z důvodu většího komfortu zaměstnanců, nebo zajišťování pracovních bonusů. Správce osobních údajů pro Vás např. zařizuje podnikovou dovolenou u ním vybrané cestovní kanceláře, nebo zařizuje svým zaměstnancům (v souvislosti s plněním pracovních činností) ubytování, transfery z letiště a na letiště, víza a v souvislosti s tímto vytvářením odpovídajících pracovních podmínek zpracovává Vaše osobní údaje a předává je další zúčastněným subjektům. Správce osobních údajů Vás však ubezpečuje, že dbá na odpovídající ochranu osobních údajů. Toto zpracování osobních údajů je podle Správce jeho oprávněným zájmem, avšak pokud kterýkoliv vážený zaměstnanec sdělí, že výše uvedené zpracování je pro něj nepřijatelné, bude mu správce plně na jeho žádost k dispozici.

Nekoncepčně na posledním místě uvádíme další potenciální příjemce Vašich osobních údajů, kdy sem spadají např. komerční pojišťovny u kterých Vám jako zaměstnavatel zřizujeme cestovní pojištění, dále examinátoři dle ICAO standardů, či společnosti zajišťujícímí Dangerous Goods Training, dále společnosti, které jsou subdodavatelem cateringových služeb na palubě letadla a musí z titulu vzájemné smluvní kooperace spočívající v prodeji občerstvení a doplňkového zboží disponovat základními identifikačními a kontaktními údaji Cabin Crew. V rámci zajištění vzájemné komunikace při plnění pracovních povinností je poskytováno Vaše jméno, příjmení, ID a emailová adresa /zasílání vygenerovaných přístupových kódů do platebních terminálů palubního prodeje/.

V případě potřeby nás v souvislosti s osobními údaji můžete kdykoli kontaktovat na emailu law@travelservice.aero.

Všechny tyto informace jsou dostupné na webu: https://www.smartwings.com/cs/o-smartwings/ochrana-osobnich-udaju/

Výpis Vašich práv:

I. právo na poskytnutí základních informací ohledně zpracování – máme povinnost Vás informovat při získání osobních údajů, pokud je máme přímo od Vás, a v případě, že nebyly získány přímo od Vás, tak nejpozději do jednoho měsíce po získání osobních údajů, případně v okamžiku, kdy dojde ke vzájemné komunikaci, pokud jsou osobní údaje použity pro účely této komunikace, nebo nejpozději při prvním zpřístupnění, pokud je budeme zpřístupňovat třetí straně.

II. právo na přístup k osobním údajů – na základě Vaší žádosti máme povinnost Vám potvrdit, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a informovat Vás dle GDPR např. o účelu, době zpracování, práva na výmaz aj. Poskytneme Vám zároveň kopii zpracovávaných osobních údajů za podmínky, že nedojde k nepříznivému zásahu do práv a svobod dalších osob.

III. právo na opravu – pokud máme nepřesné osobní údaje, jsme povinni je na Vaši žádost opravit nebo je doplnit.

IV. právo na výmaz – na základě Vaší žádosti máme povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, zejména pokud:

  • jste odvolali souhlas a nemáme další právní titul ke zpracování,
  • osobní údaje již nepotřebujeme k vymezenému účelu, pro který byly zpracovávány,
  • zpracovávali jsme osobní údaje protiprávně,
  • splníme tím právní povinnost dle právních předpisů,
  • vznesete námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů a nejsou zde žádné převažující oprávněné důvody,
  • vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování.

I v případě, že požádáte o výmaz, nejsme povinni osobní údaje vymazat zejména z důvodu:

  • rčení, výkonu nebo obhajoby právních nároků,
  • splnění právní povinnosti dle právních předpisů,
  • výkonu práva na svobodu projevu a práva na informace.

V. právo na omezení zpracování - jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů v případě, že:

  • popřete přesnost osobních údajů,
  • Správce zpracovává osobní údaje protiprávně, ale zároveň nechcete, aby je Správce vymazal,
  • osobní údaje již Správce nepotřebuje pro žádný z vymezených účelů, ale požadujete po Správci jejich zachování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
  • vznesli jste námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu dle čl. IV. a čekáme na ověření, zda zájmy Správce převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

V době, kdy je omezeno zpracování osobních údajů, může Správce tyto údaje zpracovávat pouze jejich uložením s výjimkou situace, kdy nám dáte souhlas, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.

Správce Vás předem vyrozumí, pokud nastane situace, že omezení zpracování bude zrušeno.

VI. právo na přenositelnost údajů - pokud osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě uzavřené smlouvy a zpracování probíhá zcela automatizovaně, můžete Správce požádat o:

  • poskytnutí osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
  • předání takových údajů přímo jinému správci pokud je to technicky možné.

VII. právo vznést námitku – pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, případně profilujeme, můžete vznést kdykoli námitku proti takovému zpracování. My poté jednak omezíme zpracování dokud se vše neobjasní, a pokud následně neprokážeme závažné oprávněné důvody ke zpracování, údaje dále nebudeme zpracovávat. Pokud údaje využíváme k přímému marketingu, tak přestaneme Vaše osobní údaje po vznesení Vaší námitky zpracovávat.

VIII. právo na ochranu ze strany státních orgánů – máte právo se obrátit na dozorový orgán ochrany osobních údajů - Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7, web: https://www.uoou.cz/, telefon - pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), a to podáním stížnosti. Vedle toho máte právo na poskytnutí soudní ochrany. Stížnost k dozorovému úřadu i žalobu na soud můžete podat, pokud máte za to, že Vaše práva chráněná GDPR byla v důsledku zpracování ze strany Správce porušena. Pokud je kontrolním orgánem ve Vaší zemi jiný úřad, můžete se obrátit i na něj, a to: pro TVS PL: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, web: http://www.giodo.gov.pl pro TVS SK: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, web: http://www.dataprotection.gov.sk pro TVS HU: Nemzeti Adatvédelmi és Infotmációszabadság Hatóság , web: http://www.naih.hu/ pro TVS DE: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit , web: http://www.bfdi.bund.de

UPLATNĚNÍ PRÁV VŮČI SPRÁVCI

Svoje práva můžete vůči Správci na kontaktní údaje uvedené v úvodu této informace, a to uplatnit zejména elektronicky, a to zasláním emailu na adresu: law@travelservice.aero, nebo poštou zaslanou na adresu Na bojišti 1473/18, Nové Město, 120 00 Praha 2. Pokud nás kontaktujete elektronicky, Správce odpoví rovněž elektronicky, neboť rádi šetříme naše lesy. Můžete nás ale požádáte o jiný způsob komunikace, vyjdeme Vám vstříc. Svá práva však můžete uplatnit u každého ze správců i vůči každému z nich.

Vaše žádosti zpracujeme a budeme na ně reagovat co nejrychleji dle kapacity a našich možností, přičemž musíme reagovat v souladu s GDPR nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu můžeme v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O každém prodloužení Vás ale do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s uvedenými důvody pro zdržení informujeme.

Obsah: