Zásady zpracování osobních údajů

(dále jen „Zásady“)

Správce osobních údajů: Travel Service, a.s., IČ: 256 63 135, se sídlem Praha 6, K Letišti 1068/30, PSČ: 160 08 (dále jen „Správce)“

Kontaktní email správce: law@smartwings.com

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Mgr. František Kubečka, KUBEČKA & PROKOP, advokátní kancelář s.r.o., IČ: 036 90 121, se sídlem Praha 2, Kladská 1489/5, PSČ 120 00 (dále jen „Poveřenec“)

Kontaktní údaje Pověřence: www.i-poverenec.cz; dpo@travelservice.aero

ÚVOD

Tyto Zásady popisují nakládání s Vašimi osobními údaji a jsou obecným základem a informačním pramenem pro zpracovávání Vašich osobních údajů. Tyto zásady Vás informují o stanoveném účelu zpracování, právním titulu zpracování, omezení uložení shromážděných osobních údajů a o dalších důležitých věcech. V Zásadách se dočtete i o Vašich právech, a to:

  • přístup ke zpracovávaným osobním údajům
  • odvolání souhlasu se zpracováním osobní údajů
  • opravě nepřesných či nesprávných údajů
  • výmazu osobních údajů
  • omezení zpracování osobních údajů
  • výpis osobních údajů ve strukturovaném a strojově čitelném formátu pro sebe nebo pro jiného správce (právo na přenositelnost)
  • podání námitky proti osobním údajům
  • právu nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Pokud se Vám nelíbí, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, můžete se na nás obrátit na emailové adrese law@smartwings.com nebo máte právo podat stížnost k dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

1. Základní informace

  1. Správce nabízí služby v oblasti civilní letecké přepravy, a to v souladu s právními předpisy upravujícími civilní letectví na národní i nadnárodní úrovni.
  2. Partnerem Správce je právnická nebo fyzická osoba, která se účastní na procesu prodeje letenek nebo na procesu poskytnutí služby spočívající v přepravě osob nebo věcí.
  3. Klientem jste Vy – pasažéři, kteří s námi letí za svou vysněnou dovolenou, nebo obchodní schůzkou.
  4. Správce zpracovává osobní údaje Klientů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále jen „ZoOOÚ“), a zároveň v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a v souladu se zákonem č. 49/1997 Sb., o civilním letectví (dále jen „ZCL“) a Směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/681 o používání jmenné evidence cestujících (PNR) pro prevenci, odhalování, vyšetřování a stíhání teroristických činů a závažné trestné činnosti (dále jen „PNR“).
  5. Klient není povinen poskytnout Správci osobní údaje, které Správce nepotřebuje k poskytnutí služby, nebo kterých shromažďování po Správci nepožaduje zákon. Pokud však Klient odmítne poskytnout Správci osobní údaje definované předešlou větou, je Správce oprávněn odmítnou poskytnutí služby Klientovi. Jiné osobní údaje, kterými jsou Váš e-mail, Váš telefon správce shromažďuje pro to, aby Vám mohl zaslat elektronickou letenku nebo Vás informovat o zpoždění nebo zrušení letu, případně o jiných komplikacích. Pokud bude Správce zpracovávat Vaše osobní údaje, které nepotřebuje k poskytnutí služby nebo jejichž shromažďování po Správci nepožaduje zákon, bude tak činit pouze s Vaším dobrovolným souhlasem nebo z důvodu svého oprávněného zájmu. V žádném případě nebude Správce požadovat poskytnutí souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů jako podmínku poskytnutí služby.

2. Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány zejména za účelem poskytnutí přepravní služby. V případě, že Vám přepravní službu poskytneme, ponecháme si část osobních údajů z důvodu Vaší i naší soudní ochrany, a to v souvislosti s Vašimi právy z přepravní smlouvy a právy na náhradu škody.

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány i za účelem přímého marketingu Správce, avšak pouze pokud k tomu udělíte dobrovolný souhlas, který můžete kdykoliv odvolat. Správce může použít Vaše osobní údaje v souvislosti s přímým marketingem, i když mu k tomu bude svědčit oprávněný zájem.

3. Předmět zpracování osobních údajů

Klient bere na vědomí, že Správce shromažďuje tyto údaje, kdy některé z nich jsou osobními údaji, které potřebuje k poskytnutí služby a jejichž shromažďování mu ukládá ZCL a PNR:

  1. jméno, popřípadě jména, a příjmení,
  2. den, měsíc a rok narození,
  3. státní občanství,
  4. číslo a typ cestovního dokladu, kterým se cestující prokázal,
  5. místo vstupu na území České republiky,
  6. číslo letu,
  7. datum a čas odletu a příletu,
  8. počáteční místo nástupu k dopravě a
  9. celkový počet cestujících přepravovaných příslušným letem.

a zároveň již při rezervaci letenky shromažďuje:

  1. Lokalizační záznam PNR
  2. Datum rezervace/vystavení letenky
  3. Datum (data) zamýšlené cesty
  4. Jméno (jména)
  5. Adresa a kontaktní informace (telefonní číslo, e-mailová adresa)
  6. Veškeré informace o způsobech platby, včetně zúčtovací adresy
  7. Úplná trasa pro jednotlivý záznam ve jmenné evidenci cestujících
  8. Informace o věrnostním programu cestujícího
  9. Cestovní agentura nebo zprostředkovatel
  10. Situace cestujícího včetně potvrzení odletu, odbavení, informací o případech, kdy se cestující nedostavil k odletu nebo kdy se cestující dostavil na letiště bez rezervace
  11. Rozčleněné nebo rozdělené informace PNR
  12. Obecné poznámky (včetně všech dostupných informací o nezletilých osobách mladších 18 let bez doprovodu, jako jsou jméno a pohlaví nezletilé osoby, věk, jazyk (jazyky), kterým (kterými) hovoří, jméno a kontaktní údaje opatrovníka při odletu a vztah k nezletilému, jméno a kontaktní údaje opatrovníka při příletu a vztah k nezletilému, zprostředkovatel při odletu a příletu)
  13. Informace o vystavení letenky, včetně čísla letenky, data vystavení letenky a jednosměrných letenek, a obsah rubrik ATFQ (Automated Ticket Fare Quote)
  14. Číslo sedadla a jiné informace o sedadle
  15. Informace o sdílení kódů
  16. Veškeré informace o zavazadlech
  17. Počet a další jména cestujících v rámci jednoho záznamu PNR
  18. Veškeré shromážděné údaje API (včetně typu, čísla, země vydání a data pozbytí platnosti dokladu totožnosti, státní příslušnosti, příjmení, jména, pohlaví, data narození, letecké společnosti, čísla letu, data odletu, data příletu, místa odletu, místo příletu, času odletu a času příletu)
  19. Všechny předchozí změny záznamů PNR uvedených pod body 1. až 18.

Klient bere na vědomí, že Správce může shromažďovat osobní údaje, které souvisí se zdravotním stavem subjektu údajů, které Správci nařizuje Nařízení (ES) č. 1107/2006 o právech osob se zdravotním postižením a osob s omezenou schopností pohybu a orientace v letecké dopravě. Tyto osobní údaje, které jsou zvláštní kategorií osobních údajů, Správce shromažďuje, protože jsou nezbytné pro plnění právní povinnosti a vztahují se na ně výjimky ze zákazu zpracování uvedené v čl. 9 odst. 2 GDPR.

Klient bere na vědomí, že Správce může zpracovávat IP adresu, a to v případě uzavření přepravní smlouvy se Správcem prostřednictvím elektronických prostředků komunikace na dálku (tzv. online) a zároveň u Vašich kontaktních údajů může tyto Správce použít i pro obchodní sdělení pokud převáží oprávněný zájem Správce nad zájmy Klienta.

4. Omezení uložení

Správce Vaše osobní údaje, které shromáždil za účelem splnění povinností dle ZoCL a PNR zlikviduje do 24 hodin po přistání letadla, vyjma osobních údajů, které shromažďuje z důvodů uvedených v následujících větách tohoto článku.

Správce si ponechá Vaše osobní údaje spočívající ve jménu, příjmení a datu narození z důvodu soudní ochrany, a to v souvislosti s Vašimi právy z přepravní smlouvy (např. Montrealská úmluva; Nařízení EP a Rady (ES) č. 261/2004 ze dne 11. února 2004, kterým se stanoví společná pravidla náhrad a pomoci cestujícím v letecké dopravě v případě odepření nástupu na palubu, zrušení nebo významného zpoždění letů) a právy na náhradu škody (např. § 636 odst. 2 Občanského zákoníku) po dobu 15 let. Poté všechny osobní údaje zlikviduje.

Správce si ponechá Vaše osobní údaje, pokud jste sami dobrovolně vyjádřili souhlas s jejich zpracováním, a to po dobu 5 let, pokud svůj souhlas dříve neodvoláte.

Správce si ponechá Vaše osobní údaje, které nejsou uvedeny v předcházejících větách tohoto článku, pokud k nim bude mít odpovídající účel zpracování, a to po dobu 4 let. Právní titul zpracování osobních údajů opírá Správce o oprávněný zájem spočívající v soudní ochraně.

5. Předání osobních údajů

Klient bere na vědomí, že Správce může získané osobní údaje, včetně zvláštních kategorií osobních údajů, předat Partnerovi společnosti, a to pouze za účelem definovaným v čl. 2 těchto Zásad.

Správce osobních údajů může předat Vaše osobní údaje příjemci ve třetí zemi, a to zejména letištím v zemích příletu, případně národním úřadům, které plní úlohu státního leteckého úřadu, případně Partnerovi společnosti ve třetí zemi, a to pouze za účelem definovaným v čl. 2 těchto Zásad.

Předávání vašich osobní údajů je založené na vhodných zárukách spočívajících v rozhodnutí Komise (pokud letíte do země, kde je zaručena odpovídající ochrana osobních údajů tímto rozhodnutím; seznam těchto rozhodnutí naleznete zde: https://www.uoou.cz/prehled-pripadu-predavani-osobnich-udaju-do-zahranici-u-nichz-neni-nutne-zadat-urad-o-povoleni/ds-1649), nebo v mezinárodních smlouvách. Další předávání osobních údajů založené na vhodných zárukách jsou stanoveny v článku 46 GDPR a informujeme Vás o nich na kontaktních emailech Správce uvedených v Úvodu těchto Zásad.

Partnery společnosti se rozumí zejména:

  1. provozovatelé veřejných mezinárodních letišť
  2. handlingové společnosti a handlingový agenti (subjekty zajišťující odbavení letadla)
  3. cestovní kanceláře a cestovní agentury
  4. Úřad civilního letectví
  5. národní úřady ostatních zemí, které plní úkoly státního leteckého úřadu
  6. útvary Policie ČR, podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky
  7. další osoby podílející se na realizaci služby spočívající v přepravě osob a zboží

Klient bere na vědomí, že Správce může předávat osobní údaje orgánům státní správy za účelem stanoveným právními předpisy.

6. Zdroj osobních údajů

Vaše osobní údaje pocházejí přímo od Vás, pokud jste si letenky objednali na našich webových stránkách, případně jinou formou (emailem, telefonem, písemně).

Vaše osobní údaje pocházejí od cestovních kanceláří, cestovních agentur, či jiných obchodníků, u kterých jste si přepravní službu objednali.

Vaše osobní údaje pocházejí od našeho tzv. General Sales Agenta (výhradní prodejní zástupce; GSA), kterým je společnost AIR WORLD SERVICE a.s., IČ: 274 36 578, se sídlem Milady Horákové 382/75, Praha. GSA mohl získat osobní údaje obdobnou formou jako my.

7. Práva Klienta

I. právo na poskytnutí základních informací ohledně zpracování – máme povinnost Vás informovat při získání osobních údajů, pokud je máme přímo od Vás, a v případě, že nebyly získány přímo od Vás, tak nejpozději do jednoho měsíce po získání osobních údajů, případně v okamžiku, kdy dojde ke vzájemné komunikaci, pokud jsou osobní údaje použity pro účely této komunikace, nebo nejpozději při prvním zpřístupnění, pokud je budeme zpřístupňovat třetí straně.

II. právo na přístup k osobním údajů – na základě Vaší žádosti máme povinnost Vám potvrdit, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a informovat Vás dle GDPR např. o účelu, době zpracování, práva na výmaz aj. Poskytneme Vám zároveň kopii zpracovávaných osobních údajů za podmínky, že nedojde k nepříznivému zásahu do práv a svobod dalších osob.

III. právo na opravu – pokud máme nepřesné osobní údaje, jsme povinni je na Vaši žádost opravit nebo je doplnit.

IV. právo na výmaz – na základě Vaší žádosti máme povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, zejména pokud:

  • jste odvolali souhlas a nemáme další právní titul ke zpracování,
  • osobní údaje již nepotřebujeme k vymezenému účelu, pro který byly zpracovávány,
  • zpracovávali jsme osobní údaje protiprávně,
  • splníme tím právní povinnost dle právních předpisů,
  • vznesete námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů a nejsou zde žádné převažující oprávněné důvody,
  • vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování.

I v případě, že požádáte o výmaz, nejsme povinni osobní údaje vymazat zejména z důvodu:

  • určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků,
  • splnění právní povinnosti dle právních předpisů,
  • výkonu práva na svobodu projevu a práva na informace.

V. právo na omezení zpracování - jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů v případě, že:

  • popřete přesnost osobních údajů,
  • Správce zpracovává osobní údaje protiprávně, ale zároveň nechcete, aby je Správce vymazal,
  • osobní údaje již Správce nepotřebuje pro žádný z vymezených účelů, ale požadujete po Správci jejich zachování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
  • vznesli jste námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu dle čl. IV. a čekáme na ověření, zda zájmy Správce převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

V době, kdy je omezeno zpracování osobních údajů, může Správce tyto údaje zpracovávat pouze jejich uložením s výjimkou situace, kdy nám dáte souhlas, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.

Správce Vás předem vyrozumí, pokud nastane situace, že omezení zpracování bude zrušeno.

VI. právo na přenositelnost údajů - pokud osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě uzavřené smlouvy a zpracování probíhá zcela automatizovaně, můžete Správce požádat o:

  • poskytnutí osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
  • předání takových údajů přímo jinému správci pokud je to technicky možné.

VII. právo vznést námitku – pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, případně profilujeme, můžete vznést kdykoli námitku proti takovému zpracování. My poté jednak omezíme zpracování dokud se vše neobjasní, a pokud následně neprokážeme závažné oprávněné důvody ke zpracování, údaje dále nebudeme zpracovávat. Pokud údaje využíváme k přímému marketingu, tak přestaneme Vaše osobní údaje po vznesení Vaší námitky zpracovávat.

VIII. právo na ochranu ze strany státních orgánů – máte právo se obrátit na dozorový orgán ochrany osobních údajů - Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7, web: https://www.uoou.cz/, telefon - pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), a to podáním stížnosti. Vedle toho máte právo na poskytnutí soudní ochrany. Stížnost k dozorovému úřadu i žalobu na soud můžete podat, pokud máte za to, že Vaše práva chráněná GDPR byla v důsledku zpracování ze strany Správce porušena.

UPLATNĚNÍ PRÁV VŮČI SPRÁVCI

Svoje práva můžete vůči Správci uplatnit zejména elektronicky, a to zasláním emailu na adresu: law@smartwings.com, nebo poštou zaslanou na adresu Na bojišti 1473/18, Nové Město, 120 00 Praha 2. Pokud nás kontaktujete elektronicky, Správce odpoví rovněž elektronicky, neboť rádi šetříme naše lesy. Můžete nás ale požádat o jiný způsob komunikace.

Vaše žádosti zpracujeme a budeme na ně reagovat co nejrychleji dle kapacity a našich možností, přičemž musíme reagovat v souladu s GDPR nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu můžeme v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O každém prodloužení Vás ale do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s uvedenými důvody pro zdržení informujeme.

Pokud budeme mít pochybnosti o Vaší osobě, budeme po Vás chtít, abyste nám poskytli další informace nezbytné k potvrzení Vaší totožnosti. Důvodem je ochrana Vašich údajů, tedy aby nedošlo k předání osobních údajů osobě, která není osobou, za níž se vydává.

Žádosti vyřizujeme bezplatně, ale má to určité výjimky:

  • Vaše žádost je nedůvodná,
  • Vaše žádost je nepřiměřená, kdy pokud Správce dojde k závěru, že nastal jeden z uvedených důvodů, odmítneme žádosti vyhovět, nebo Vám naúčtujeme přiměřený poplatek, abychom zaplatili administrativní náklady spojené s vyřízením žádosti.

Zvěřejněno dne 25.5.2018

Travel Service, a.s.

Obsah: